社長駆け込み寺

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社内統制・制度社内統制について

ご相談内容
営業が社有の携帯や車両を私用で利用し、休日に事故を起こした。社内統制の必要性は感じているが、注意すべき点などありますか?

社内統制(内部統制)についての考え方並びに進め方のポイント等について述べさせていただきます。

【経営者がやるべき内部統制】

中小企業において、経営者がやるべき内部統制は、以下のようなものがあります。

セルフコントロールのできる会社組織を作る。
・経営理念を社員に周知徹底する。
・従業員の教育を徹底し、不祥事を未然に防ぐ。
・業務に集中できる職場環境を作る。
不正や問題を未然に防ぐ。
・経営数値に強くなり、業績予測と実績がかけ離れることのないようにする。
・従業員の行動パターンを把握し、問題を未然に防ぐようにする。
経営者が実際の業務内容を把握する。
・会計データなどの業務処理を定期的にレビューする。
・経営者が会社全体の動きを把握していることを社員に分からせる。(ミスの抑止力になる)
・社内のホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)を徹底し、業務を把握する。

【内部統制を会社の仕組みに】

中小企業の内部統制は、経営者(社長)が実施することで十分対応できます。しかし、日常業務をきちんと整理し、仕組みとして構築することで、経営者が意識しなくても、自然に内部統制が運用されることになります。 ポイントは以下の通りです。

業務規定・ マニュアルの整備
・業務の平準化
・ミスを未然に防ぐ
承認システムの整備
・経費処理などを個人に任せずに、必ず上司の承認を得るようにする。
・業務処理を複数の人間でチェック、承認するようにする。
分業の実施
・一人に業務が集中すると、不祥事の温床になる。
・業務プロセスを細分化し、複数のスタッフで業務を行う。
定期的な人事異動
・時期を定め、人事異動を行う。
・一つの業務を、長期間特定の人間が担当することのないようにする。

しっかりとしたルールを設定することで、業務を効率化させ、ミスを事前に防ぎ、不祥事の温床を断つことができると考えます。

本回答が貴社経営の一助になりましたら幸いです。

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